CASES 取り組み事例
職員の業務管理をアナログからデジタルへ グループウェアを導入
ＮＰＯ法人飛山城跡愛護会事務局
メールソフト
業務効率化
地域活動団体
| 導入団体名 | ＮＰＯ法人飛山城跡愛護会事務局 |
|---|---|
| 業務内容 | 飛山城史跡公園の維持管理業務やイベント開催 |
| デジタル活用概要 | サイボウズ社のグループウェア（サイボウズOffice）を導入し、職員のスケジュール管理や掲示板機能を利用した職員間の情報共有を実施 |
| 取り組み開始時期 | 令和元年度～ |
導入のきっかけ（背景）
紙・ホワイトボードからパソコンへ
- 飛山城跡愛護会では、職員のシフトを紙ベースで管理していたため、個人間でその都度調整されたシフト変更の情報が更新されず、組織として把握（共有）できていなかった。仕事の引継ぎ事項についても紙のメモに記載し、翌日出勤の職員のみに情報共有を行っていた。
- また、イベントや打合せなどのスケジュール管理はホワイトボードにて行っており、このホワイトボードが来館されたお客様からも見える位置にあるという現状を管理上、改善したいと思っていた。
- こうした課題を抱えていたが、組織改編を契機として、情報を集約・共有する仕組みを構築する必要がでてきたことから、安価で多機能なサービスを利用できるグループウェアの導入を行った。
従来ホワイトボートに記載していたスケジュール
導入に至るまでの課題と進め方
今までのやり方を変えるにはどうすればよいのか。 少しずつ利用を広げていくことが重要
- デジタルを導入したい気持ちはあったが、費用的な面で高価なサービスの導入は難しいため、知人からの話やインターネットなどで諦めず情報収集を行ったことで、安価で多機能なグループウェアと出会うことができた。その後、自ら電話で連絡をとり、グループウェア導入に至った。
- グループウェア導入後、職員には高齢者も多く、また、今まで紙やホワイトボードを使ってスケジュール管理や情報共有を行っていたため、デジタルで管理する方法に変更することがなかなか受け入れられない状況もあった。
- しかし、使い方を職員同士で教え合うことで理解が深まり、利用することのメリットを職員が感じるようになっていった。その結果、紙ではなくグループウェアの利用が少しずつ広がっていった。
- そして、これまで壁に掲示していた紙を外していき、最終的にはホワイトボードを撤去するなど、パソコンで管理する環境に変えていった。
導入による効果
業務の見える化・効率化を実感
- 導入したグループウェアは直感的に操作できるため、導入して１か月も経たないうちに職員に受け入れられた。
- 以前は、団体のお客様から受け付けた情報を紙のカレンダー・ホワイトボード・受付簿の３つの媒体で記録しており、このうち１つでも情報が抜け落ちるとどれが本当の情報か分からなくなっていたが、グループウェア１つで管理することで業務の見える化が進み、手間や業務のミスも減った。
- また、職員のシフトが変則で直接会うことがなく、仕事の引継ぎが上手くできないことがあったが、グループウェアのメッセージ機能を利用することで、正確な情報を職員間で共有することができるようになった。
- 導入したグループウェアはクラウドサービスのため、個人のスマホでログインし、自宅でも情報を確認することができ、非常に便利であると感じている。
導入したグループウェア
デジタル化に重要なこと
まずはデジタルについて調べてみることが重要
- デジタルに精通していなくても、デジタルに興味を持って少しでも調べる人が組織や団体の中にいると、デジタルを活用しようとするきっかけになると思う。
- ただ、取組を先導した人がいなくなっても活用し続けられることが重要だと思うので、誰でも使えるサービスの導入や環境を整えておくことが必要であると思う。
- また、NPO法人などでデジタルサービスを利用する場合、通常の金額より、かなり安価でサービスを利用できることもあるので、他のNPO法人の方々もご活用いただければ良いのではないかと思っている。
- これからも、デジタルを上手く活用しながら、業務の効率化を図っていけるよう、前向きに取り組んでいきたいと思っている。
グループウェアを導入するまでに至った経緯やその後の効果について語る飛山城跡愛護会事務局次長の北島氏